La Gestión de Contenido Empresarial (o, en inglés, Enterprise Content Management, abreviadamente ECM) es una manera formal de la organización y el almacenamiento de documentos de una organización, y otros contenidos que se relacionan con los procesos de la organización. El término abarca estrategias, métodos y herramientas que se utilizan a lo largo del ciclo de vida del contenido.
AIIM (Association for Information and Image Management), definela gestión de contenidos empresariales (ECM) como: “las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y distribuir la información no estructurada y que esta relacionada con los procesos empresariales”.
Paso 1 - Capturar
El contenido no estructurado se encuentra creciendo al año aproximadamente en un 200%. Este volumen de contenido incluye facturas, pedidos de compra, guías de transporte, correos electrónicos, hojas de cálculo, videos, contratos, acuerdos, etc. Se guarda en diferentes lugares incluyendo las carpetas de archivo, en las gavetas de archivo, en las cajas bancarias, varias carpetas de archivo de los servidores, en los discos duros y bandejas de entrada de sus empleados, entre otros lugares.
Como resultado de ello, muchas empresas se enfocan en la digitalización de los documentos de papel para reducir los costos y mejorar la productividad.
Pero la verdad es mucho más que digitalizar un documento. Se trata de extraer la información del documento y colocarla en otros sistemas que son integrales para sus procesos de negocios.
Para iniciar, necesita decidir lo que debe y no debe capturar. La captura de información es vital para el éxito y salud de su negocio. Generalmente existen un grupo central de documentos que alojan esta información. Estos pueden ser guías de transporte, formularios gubernamentales, pedidos de compra, formularios llenados y firmadospor sus clientes. Estos son los documentos que usted debe capturar. Prácticamente cualquier contenido puede ser capturado de modo que la información pueda ser mejor usada, almacenada, accedida y gestionada.
Paso 2 – Administrar
Existen una gran variedad de términos como metadatos o atributos, taxonomía, clases documentales, clasificacióny otros tipos de estándares que en lugar de ayudarle lo van a confundir más cuando trate de comprender como debe ser gestionado el contenido.
Otra de las cosas que influen en la gestión de contenidos empresariales dentro de las organizaciones son los flujosde trabajo, automatización y cumplimiento de regulaciones gubernamentales. El poder controlar quien tiene acceso a que contenido es de igual manera un componente crítico. La administración de la gestión de contenidos empresariales tiene tres importantes fases: organizar, accesar y encontrar.
Cuando el contenido ya fue capturado, este necesita ser clasificadode manera organizada, mediante metadatos o atributos y taxonomías, para después determinar “quién” tiene acceso al contenido y “cómo”. Finalmente, encontrar el contenido es el elemento clave de la administración de la gestión de contenidos empresariales, porque la información que existe en la organización es inútil si no puede ser encontrada.
Paso 3 – Almacenar
Este paso es vital. Al almacenar el contenido, la información no estructurada es guardada y se podrá acceder fácilmente con el finde mejorar la productividad en las áreas clave del negocio, incluso para cumplimiento de regulaciones gubernamentales. El almacenamiento en la gestión de contenidos empresariales incluye depósitos, los cuales son contenedores, y servicios de biblioteca, que a su vez actúan como una interfaz del y para el contenido y las tecnologías.
Paso 4 – Preservar
Preservar la información y el contenido no es nada nuevo para las organizaciones. Muchas organizaciones conservan sus documentos en papel al colocarlos en archivos, guardándolos en cajas o gavetas y con el tiempo fuera de la oficina. A medida que más empresas digitalizan sus documentos y administran mejor la información no estructurada, necesitan determinar cuáles contenidos deben ser preservados y cuáles no.
No cabe duda que la cantidad de información no estructurada que fluye dentro y fuera de una organización continúa creciendo. La clave es seleccionar la información no-estructurada que proporciona el mayor valor a la organización y/o que represente el mayor riesgo en caso de pérdida o extravío.
Paso 5 – Distribuir
Este paso, en pocas palabras, es el resultado del esfuerzo de la gestión de contenidos. Se trata de la presentación del contenido en muchos formatos y es transmitida a través de redes, en diversos navegadores y dispositivos móviles, a través de una serie de interfaces. También se puede integrar a diferentes líneas de aplicaciones de negocios, como: sistemas de contabilidad, sistemas ERP, cuentas por pagar, correspondencia, etc. Para ofrecer una visión consolidada de un cliente específico.
Tendencias que impactarán en la gestión de contenidos empresariales
Según Ovum, el panorama de la gestión de contenidos empresariales (ECM) ha entrado en un período de rápida evolución en el que los grandes proveedores optan ahora por fragmentar su catálogo de productos en soluciones más manejables. Todo ello sin perder de vista que el mercado del próximo año estará protagonizado por la seguridad y análisis de los contenidos, y por una mayor preocupación por los riesgos en la gobernanza, donde el mayor impacto proviene del terreno de la ECM en la nube.
En el informe 2016 Trends to Watch report on Enterprise Content Management, Ovum sostiene que habrá cinco tendencias que impactarán en el terreno de la gestión de contenidos empresariales durante el próximo año. Por un lado, la extensión de la analítica proporcionará una mejor comprensión de cómo se está utilizando el contenido y su valor para la organización. Mientras que lo verdaderamente disruptivo en ECM será cuando los principales proveedores opten por un enfoque de soluciones.
Además, surgirán nuevas oportunidades en la nube para la gestión de contenidos empresariales. Por ejemplo, la gestión de los derechos de información y la encriptación ayudarán en la batalla para asegurar el contenido. La administración de registros será un componente importante en la estrategia de cumplimiento y gobernanza.
“Los proveedores ECM se están moviendo hacia un enfoque de soluciones, lo que pondrá a las organizaciones en posición de controlar la construcción de sus sistemas ECM con una gran variedad de opciones de soluciones tanto de proveedores especializados como de los principales proveedores ECM”, señaló Sue Clarke, senior analyst of Information Management de Ovum, y autora del informe. Además, la analista sostiene que las organizaciones deberán de ser capaces de proporcionar contenidos de forma segura desde una amplia gama de dispositivos móviles, por lo que deberán implementar las herramientas necesarias.
Además, crecerá la popularidad de la nube como un posible modelo de implementación ECM, y cada vez más empresas contemplarán la posibilidad de poner más contenido en la nube, gracias al éxito de sistemas como el modelo de compartición. Y es que, según Clarke, la nube ofrece nuevas oportunidades para las organizaciones que buscan ampliar las implementaciones de ECM.
Una encuesta reciente de la firma de analistas ha mostrado como un alto porcentaje de los participantes ya han implementado algo del ECM en la nube, y como cerca del 69% esperan implementar alguna forma de ECM en la nube pública en los próximos tres años.
Referencias Bibliográficas
No hay comentarios:
Publicar un comentario