En una empresa cobra importancia la figura del “Project Manager” en el momento en el que entra un cliente y necesita de sus servicios o cuando ocurre un cambio tecnológico, legal o ambiental; también cuando hay una nueva necesidad de negocio o existe una demanda del mercado. En todos estos casos se inicia un nuevo proyecto que siempre tiene un inicio y un fin (y por lo tanto un alcance y recursos definidos), y con él siempre se obtiene un resultado, que puede ser un producto o un servicio.
Un proyecto siempre es único ya que no es una operación rutinaria, sino un conjunto específico de actividades diseñadas para lograr una meta particular. Un equipo de proyecto a menudo incluye a personas que no siempre trabajan juntas, y a veces son de distintas organizaciones, regiones o países. Cuando concluye el proyecto, el director pasa a dedicarse a otra cosa, y aquellos que se quedan a cargo del mantenimiento llevan a cabo las operaciones de la empresa.
Los ejemplos de proyectos incluyen, entre otros, el desarrollo de un software para crear un nuevo producto, la construcción de una casa o de un edificio, un esfuerzo para recuperar una zona natural, o la entrada en un nuevo mercado para vender.
La dirección de proyectos, es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva. Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir mejor en su mercado.
Un proyecto puede formar parte de un programa, que es un conjunto de proyectos que se gestionan de manera coordinada para obtener mayor beneficio y control.
Además, en la empresa pueden existir otros proyectos o programas, no necesariamente relacionados entre sí, y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva y cumplir los objetivos estratégicos del negocio. Este conjunto compone el portafolio.
En cuanto a los tipos de organizaciones, se clasifican en tres tipos: funcionales, matriciales y proyectizadas. A la mayoría de directores de proyecto les gusta trabajar en las proyectizadas porque tienen más autoridad, más recursos disponibles para realizar el proyecto, la posibilidad de controlar el presupuesto y de dedicarse a tiempo completo al proyecto que dirigen.
En el siguiente organigrama de una estructura proyectizada las casilla azules representan al personal involucrado en actividades del proyecto
En las organizaciones funcionales el gerente funcional asume la responsabilidad de los recursos y de los responsables funcionales. Los miembros del equipo trabajan en un departamento y pueden ser prestados a un proyecto ocasionalmente. El director de proyecto es un mero interlocutor sin apenas autoridad para la toma de decisiones. Entre las ventajas tenemos una mayor funcionalidad, un alto grado de especialidad y mejoras en las líneas de carrera. Entre las desventajas encontramos que existe mucha burocracia y el director de proyecto no suele tener autoridad para gestionar los recursos y el presupuesto. En el siguiente organigrama de una estructura funcionales las casilla azules representan al personal involucrado en actividades del proyecto.
En las organizaciones matriciales o mixtas, el director del proyecto y los responsables funcionales comparten responsabilidad y decisiones trabajando de forma conjunta para lograr los objetivos del proyecto y la organización, que deben estar alineados. El poder está balanceando entre la dirección del proyecto y la dirección funcional. Existen 3 tipos de organizaciones matriciales que son: matricial fuerte, matricial equilibrada, y matricial débil que se describen a un mayor nivel de detalle en el PMBOK.
PMBOK
La estructura de la guía para la dirección de proyectos se organiza en base a dos grandes secciones que son áreas de conocimiento y grupos de procesos, tal y como estamos viendo en la tabla.
Los grupos de procesos son:
Grupo de procesos de inicio: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
Grupo de Procesos de Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos del proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecución: Aquellos procesos realizados para llevar a cabo y completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos para monitorizar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
Grupo del Proceso de Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo
Además, la guía PMBOK proporciona un código de ética que nos recuerda que como profesionales de la dirección de proyectos, estamos comprometidos a actuar de modo correcto y honorable. Nos fijamos un alto nivel de exigencia, que aspiramos alcanzar en todos los aspectos de nuestra vida en el trabajo, en casa y en el servicio a nuestra profesión.
Para ello hay que estudiar y seguir el Código de Ética y Conducta Profesional del PMI que divide la responsabilidad profesional y social en: responsabilidad, respeto, equidad y honestidad. Este código, está disponible en la web del PMI
En cuanto a los tipos de organizaciones, se clasifican en tres tipos: funcionales, matriciales y proyectizadas. A la mayoría de directores de proyecto les gusta trabajar en las proyectizadas porque tienen más autoridad, más recursos disponibles para realizar el proyecto, la posibilidad de controlar el presupuesto y de dedicarse a tiempo completo al proyecto que dirigen.
En el siguiente organigrama de una estructura proyectizada las casilla azules representan al personal involucrado en actividades del proyecto
PMBOK
La estructura de la guía para la dirección de proyectos se organiza en base a dos grandes secciones que son áreas de conocimiento y grupos de procesos, tal y como estamos viendo en la tabla.
Grupo de procesos de inicio: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
Grupo de Procesos de Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos del proyecto.
Grupo de Procesos de Ejecución: Aquellos procesos realizados para llevar a cabo y completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto.
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos para monitorizar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
Grupo del Proceso de Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo
Además, la guía PMBOK proporciona un código de ética que nos recuerda que como profesionales de la dirección de proyectos, estamos comprometidos a actuar de modo correcto y honorable. Nos fijamos un alto nivel de exigencia, que aspiramos alcanzar en todos los aspectos de nuestra vida en el trabajo, en casa y en el servicio a nuestra profesión.
Para ello hay que estudiar y seguir el Código de Ética y Conducta Profesional del PMI que divide la responsabilidad profesional y social en: responsabilidad, respeto, equidad y honestidad. Este código, está disponible en la web del PMI
No hay comentarios:
Publicar un comentario