“Un elemento esencial como motor del cambio”
Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de
Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones
actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan
los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria
para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas
competitivas o reducir la ventaja de los rivales.
- Impacto sobre el desarrollo de los productos y servicios.
- Redefinición de los procesos dentro de la organización.
- Facilita la implantación de nuevos negocios basados en la información.
- Cambia la estructura empresarial de un sector y las reglas de competitividad.
TIC puede aplicarse con fines estratégicos:
- Mejora la eficiencia de la organización
- Facilita el proceso de dirección y la toma decisiones
- Se utiliza como soporte para la obtención de ventajas competitivas
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son:
- El factor humano
Cuando hablamos del factor humano, nos referimos al hombre y mujer, con tendencia a vivir en sociedad, con capacidad de aprendizaje, de percepción, motivación, emociones y actitudes, que lo hacen realizar la vida en sociedad y desenvolverse en ambientes internos y externos. Se debe agregar que el factor humano en los tiempos actuales se puede considerar como el recurso más importante que posee la organización, pues es el factor que le aporta valor al proceso de procesamiento de la información y a los cambios constantes y tecnológicos.
- Los contenidos de la información
La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
- El equipamiento y la infraestructura
Cuando nos referimos al equipamiento e infraestructura del servicio hablamos de los materiales y de las construcción que debe de haber para desarrollar de una buena manera el servicio
El equipamiento tiene que ver principalmente con el conjunto de instalaciones y servicios necesarios para llevar a cabo una actividad determinada en este caso el servicio.Es decir, si tenemos una sala de computación necesitamos que este equipada con todo lo necesario para poder llevar a cabo bien el servicio. Aquí hablamos de los materiales que necesitará la sala de computación como computadores, una red de Internet, etc.
La infraestructura tiene que ver principalmente con el conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de una organización.La capacidad y recursos con los que cuente para poder llevar a cabo un buen funcionamiento del servicio. Es decir, que sea un lugar amplio para que caiga una cantidad estima de personas, que cuente con una ventilación, que brinde comodidad, etc.
- El software
Se conoce como software al equipo lógico o soporte lógico de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware.
- Los mecanismos de intercambio de información
El intercambio de información entre organizaciones requiere de acuerdos entre éstas para definir las estructuras a partir de las cuales se intercambiarán los datos requeridos. Este proceso se hace dispendioso si es necesario llegar a acuerdos entre las diferentes organizaciones, cada una en procesos independientes.
- Los elementos de política y regulaciones
- Recursos financieros.
Los componentes anteriores conforman los protagonistas del
desarrollo informático en una sociedad, tanto para su desarrollo como para su
aplicación, además se reconoce que las tecnologías de la información
constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que
experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el estudio
y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como
ente social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de
conducta, sino, incluso, su forma de pensar.
Dentro de las tecnologías de la información también debemos
contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas
como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la
sociedad misma.
LA INFORMACIÓN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.
Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido
la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y
las materias primas.
La información se ha colocado en un buen lugar como uno de
los principales recursos que poseen
las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las
tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un
subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los
negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación
del éxito o fracaso de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra
información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y
cómo se manejan los demás recursos existentes. Los administradores deben
comprender de manera general que hay costos asociados con la producción,
distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información
que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro
alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente
estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las
tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en
la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información
generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos
producidos manualmente.
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente
incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza
como sinónimo de "sistema de información computarizado"
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo
computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas
ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de
políticas y reglas de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades
básicas:
- Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
- Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.
- Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
- Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.
TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:
- Automatizar los procesos operativos.
- Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
- Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Con frecuencia, los sistemas de información que logran la
automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados
Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas.
Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de
decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus
siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de
acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos,
los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las
ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre
los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar
alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing,
administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial
importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y
organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los
Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de
estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos
los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien
deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante
tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender
cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también,
tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las
condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado
en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo
muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de
competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo
rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno
global y dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de
información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los
SI representa:
Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan
importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad,
finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de
recursos humanos.
Una colaboración importante para le eficiencia operacional,
la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del
cliente.
Una fuente importante de información y respaldo importante
para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y
servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en
el mercado global.
Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora
para millones de hombres y mujeres.
UNA SOCIEDAD DE INFORMACIÓN GLOBAL
Estamos viviendo en una sociedad de información global
emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la
administración y la distribución de la información a través de redes globales
como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se
están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo,
las empresas se están expandiendo a mercadosglobales para sus productos y
servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o
ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales,
formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro
clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios
estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets y otras redes globales
de computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso
central de las empresas globales de hoy.
Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades
agrícolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades
industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de
trabajadores de fábrica. En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza
laboral está constituida por personas que se ocupan en labores de prestación de
servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se dedican la
mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos
de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la información.
ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LA TI.
Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para
la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado
el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle
ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos,
servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica
sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo,
por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para
reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio
electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing.
Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la
tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una
empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los
productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por
ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por
medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como
objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le
atraen.
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