Los proyectos disponen de su propio ciclo de vida, el cual se divide en las siguientes fases:
- Inicio: Se identifica la necesidad y se cuestiona si es posible llevar a cabo el proyecto.
- Planificación: Se desarrolla una solución en un mayor detalle, se define las tareas, calendario, se estima costes en tiempo y dinero, se vuelve a plantear si es factible el proyecto.
- Ejecución: Monitorización y ajustes a la planificación.
- Cierre: Se comprueba si el proyecto satisface la necesidad a cubrir
Grupo de procesos de inicio
1. Desarrollo del acta de constitución del proyecto:
El desarrollo del acta de constitución es un proceso del área de integración. Uno de los principales roles de una buena dirección de proyectos, es gestionar e integrar todos los componentes del proyecto, de forma que todos los componentes del proyecto estén aunados.
La dirección del proyecto tiene la responsabilidad de tener, en todo momento, una visión global de las distintas piezas del proyecto y delegar las responsabilidades de las mismas a los componentes del equipo de trabajo.
Para ello es necesario, desde el inicio del proyecto, centrar claramente los objetivos del mismo y realizar una planificación de alto nivel, tareas que se realizan en el proceso de desarrollar el acta de constitución del proyecto.
El acta de constitución del proyecto es un documento que autoriza formalmente la realización del proyecto y otorga a la dirección del proyecto, la autoridad para comenzar con la asignación de recursos.
Además incluye, entre otra, la siguiente información:
Además incluye, entre otra, la siguiente información:
- Breve descripción de la justificación del proyecto
- Objetivos medibles y criterios de éxito
- Requisitos de alto nivel
- Restricciones y supuestos
- Descripción de alto nivel del proyecto
- Riesgos de alto nivel
- Breve cronograma de hitos y resumen del presupuesto
- Interesados identificados
- Requisitos de aprobación
- Dirección del proyecto y nivel de autoridad
- Quien patrocina y autoriza el proyecto y su nivel de autoridad
El acta de constitución del proyecto tiene una gran importancia por lo que, en el examen, existen varias preguntas relacionadas con la misma.
Para llevarlo a cabo es necesario tener en cuenta las siguientes entradas:
Para llevarlo a cabo es necesario tener en cuenta las siguientes entradas:
- Activos de los procesos de la organización, que son todas aquellas bases de datos, procedimientos y herramientas de la organización en la que se desarrolla el proyecto;
- Factores ambientales, que son elementos externos que pueden afectar al proyecto, como la cultura de la empresa o la evolución del mercado;
- El Enunciado del trabajo, que recoge los principales objetivos del proyecto y una descripción de los productos o servicios que se obtendrán a su término;
- Caso de negocio, que explica la justificación desde el punto de vista del negocio por la que ha surgido el proyecto. Puede tratarse de una demanda del mercado, un cambio tecnológico, un requisito legal o simplemente una necesidad de tipo comercial.
En el caso de que se haya firmado algún contrato, éste también debe ser tenido en cuenta como entrada del proceso.
El acta de constitución es uno de los documentos más importantes y suele ser redactado por el patrocinador.
Su firma autoriza formalmente el comienzo del proyecto, reconoce la figura de la dirección del proyecto y establece su autoridad para dirigir y gestionar los recursos necesarios.
Es conveniente que el cargo de la dirección sea asignado en este momento, antes de que comience la fase de planificación.
Para crear el acta de constitución del proyecto generalmente se hace uso de dos técnicas que son:
- El juicio de expertos, es decir, contar con la colaboración y la experiencia de personas que tienen conocimientos especializados.
- Y las técnicas de facilitación, como las reuniones, la tormenta de ideas, técnicas de resolución de conflictos u otras.
2. Identificación de los interesados
El segundo proceso de la fase de inicio es el de identificar a los interesados, que son todas aquellas personas, grupos u organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados, positiva o negativamente, por el proyecto, y todas aquellas personas que puedan influir sobre el mismo y sobre los entregables.
El beneficio para la dirección es que le proporciona las herramientas para proporcionar un enfoque adecuado a cada interesado o grupo de interesados. Una vez identificados, es importante para asegurar el éxito del proyecto, analizar el grado de interés y las expectativas, así como la influencia y su importancia.
Para implementar este proceso vamos a necesitar revisar los activos de los procesos de la organización (lecciones aprendidas de otros proyectos, por ejemplo), los factores ambientales y, fundamentalmente, dos documentos, que son:
- El acta de constitución del proyecto, porque puede incluir algunos de los principales actores, como patrocinador, dirección, proveedores o departamentos de la organización involucrados.
- Documentos que son documentos de contratación que contienen algunos de los proveedores que trabajarán en el proyecto.
- Reuniones,
- Juicio de expertos y
- Análisis de los interesados, que consiste en recoger y analizar información sistemáticamente para determinar los intereses de qué personas deben ser tenidas en cuenta a lo largo del proyecto.
Para hacer un buen análisis de los interesados hay que seguir tres pasos:
- Identificar a los interesados y toda la información relevante que se pueda obtener acerca de ellos.
- Clasificarlos según su importancia, autoridad, impacto.
- Analizar cómo podrían reaccionar e influir sobre el proyecto
Algunos de los modelos de clasificación utilizados son:
- Matriz de poder/interés
- Matriz de poder/influencia
- Matriz de influencia/impacto
- Etc…
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